Czy papierowe pozwolenia są lepsze od E-pozwolenia?

Dokładna analiza procesu i wypływu, jaki na przeciętny dzień pracy wnosi stosowanie papierowych pozwoleń na pracę, pozwala wyobrazić sobie jak może wyglądać postęp. Dostępne są już narzędzia wspomagane technologią, które zupełnie odmieniają ten proces.

Zestawienie kosztów – zysków i strat – jest jedyną drogą do tego aby wyrwać się z oków biurokracji. Rok rocznie wiele powtarzalnych procesów, które można już zautomatyzować, nadal pozostają w swojej pierwotnej formie. Kształtują one dzień pracy wielu inżynierów i specjalistów w przemyśle. Wprowadzenie postępu jest niejednokrotnie postrzegane w kategoriach kosztów. Zwrot z takiej inwestycji powinien nastąpić w krótkim czasie.

Wiele zależy też od samej polityki i mechanizmów wprowadzania zmian w przedsiębiorstwie.

Pod uwagę należy wziąć bezwładność organizacyjną oraz błędne koło nadmiaru zadań jakie generuje sama biurokracja. Utrzymywanie procesu papierowych pozwoleń jak również wielu innych procesów jest tak głęboko związane z kulturą pracy, że aż trudno sobie wyobrazić wykonywanie jej bez nich. Przerywanie pracy nad projektami jest rzeczą normalną. Wystarczy jeden telefon od podwykonawców i trzeba przestawić swoje priorytety i zająć się drukiem papieru, wypełnieniem go, przerwaniem pracy nad projektami innym osobą występującym w procesie. Wszystko po to aby do miejsca prowadzonych prac dostarczyć dokument, który za kilka godzin będzie musiał być przez kogoś zutylizowany.

Gdyby przeanalizować realną wartość jaką formularze papierowe wnoszą w miejscu pracy gdzie prowadzone są prace, przez firmę zewnętrzną lub pracowników utrzymania ruchu, to moglibyśmy nawet uznać, że jest ona ujemna.

Papier często jest bardzo brudny, zmięty i nasączony olejem. Podpisy i parafki zostawiane przez pracowników, na różnych podłożach, na stołach, maszynach, czy na kolanie ciężko byłoby zidentyfikować grafologowi. Potrzeba identyfikacji zagrożeń i ryzyka związanego z pracą w konkretnej lokalizacji jest głębiej analizowana tylko w szczególnie niebezpiecznych miejscach. Mimo wszystko pozwolenia obejmują swoim zasięgiem wszystkie prace – nawet takie, które zajmą łącznie mniej czasu niż cały proces organizacji pozwoleń do ich wykonania.

Komunikacja w procesie też pozostawia wiele do życzenia.

Przemieszczając się po zakładzie można spotkać wielu kolegów i znajomych z pracy. Nim więcej czasu zajmuje nam proces przemieszczania tym więcej czasu poświęcamy na krótkie rozmowy z mijanymi osobami. Najgorszym obecnie aspektem jest odbieranie kilkudziesięciu telefonów w ciągu dnia pracy. Większość z tych połączeń w środowisku przemysłowym dotyczy komunikacji z osobami znajdującymi się w odległości od kilku (sick!) do kilkudziesięciu metrów od nas. Przerywamy sobie stawiając na pierwszy plan gorącą potrzebę, która jest ważna teraz. Siła tej potrzeby jest dość zrozumiała – jeśli będę czekał na pozwolenie to nie wykonam zleconej pracy na czas. Bez pozwolenia nikt nie może wykonywać żadnej pracy. Proces wystawiania pozwoleń na prace posiada zatem bardzo wysoki priorytet. Pojawia się on od kilku do kilkudziesięciu razy w ciągu dnia pracy na typowym zakładzie przemysłowym np. w branży Automotive czy Energetyce.

InnerWeb to postęp w zupełnie innym kierunku. Pozwala nam zrobić krok wstecz i przemodelować całkowicie nasze podejście i przebieg naszego dnia pracy. Szybkie wdrożenie E-pozwoleń daje oszczędności i korzyści z informacji, do których wcześniej nie było dostępu.

	PAPIEROWE POZWOLENIA vs E-POZWOLENIA	PAPIEROWE POZWOLENIA	E-POZWOLENIA INNERWEB
1	ŚREDNI CZAS ORGANIZACJI	26 MIN	2 MIN
2	PRZYKŁADOWY ROCZNIK KOSZT ($+CZAS)	850 TYS	250 TYS
3	WIEDZA CO AKTUALNIE DZIEJE SIĘ W ZAKŁADZIE	X	√
4	STATYSTYKI PROWADZONYCH PRAC	X	√
5	HISTORIA PROWADZONYCH PRAC	X	√
6	OCHRONA PRZED-POŻAROWA 24h/7	X	√
7	SPOSOBY KOMUNIKACJI W PROCESIE	PIESZO TELEFON	PUSH E-MAIL
8	ZUŻYCIE PAPIERU ORAZ UTYLIZACJA ODPADÓW	√	X
9	SPOSÓB IDENTYFIKACJI PRACOWNIKA	PODPIS PARAFKA	PODPIS BIOMETRYCZNY ZAREJ. KONTO

Autor: Marcin Worecki